Работа офиса.

1. Порядок организации работы офиса.
1.1. Общие сведения о профессии: история, роль офис-менеджера в деятельности организации. Знакомство с должностной инструкцией. Пожелания и требования руководителя к офис-менеджеру. Общие правила планирования рабочего дня руководителя. Осуществление контроля над работой офиса. Организация рабочего места офис-менеджера и первый рабочий день.

2. Правила общения по телефону.
2.1.Психологические аспекты общения по телефону. Общение с «проблемными» абонентами. Подготовка к беседе по телефону, содержание разговора. Исходящие и входящие звонки. Порядок фиксирования полученной информации.

3. Порядок приема посетителей.
3.1.Приемная: оформление, необходимое оборудование. Деловые встречи и прием по личным вопросам. Главные аспекты и правила общения с посетителями. Особо важные посетители, делегации: правила приема. Общение с «проблемными» посетителями.

4. Переговоры, деловые встречи, организация собраний и совещаний.
4.1.Протокол. Общие сведения. Порядок организации неофициальных мероприятий и протокольных встреч.
4.2.Приемы: виды и правила поведения. Порядок сервировки стола. Процесс представления и знакомств. Визитная карточка. Правила приобретения подарков и их вручения.
4.3.Командировочные документы, выдача виз, заказ билетов и бронирование мест в отелях. Подготовка и оформление.

Делопроизводство

1.Общие сведения.
1.1.Регламентация работы по делопроизводству. Нормативно-методическая база.
1.2.Управленческая деятельность предприятия. Ведение документации.
1.3.Делопроизводство. Основные термины и задачи.
1.4.Документы на основе ГОСТ. Требования к оформлению. Специфика унификации.
1.5.Элементы имиджа организации. Требования к фирменным бланкам.
1.6. Реквизиты документа: состав и расположение.

2. Порядок документирования
2.1.Классификация документов.

3. Механизм документирования управленческой деятельности: Организационно-распорядительные документы.
3.1.Организационная документация. Учредительные документы, составление штатного расписания, оформление локальных нормативных актов. Правила, инструкции и положения.
3.2 Распорядительная документация: распоряжения, приказы, решения.
3.3.Оформление выписок из документов, порядок заверения копий.
3.4.Информационно-справочные документы.
3.5.Оформление протокола, акта, справок. Составление служебной и докладной записок.
3.6. Деловые письма: оформление и структура. Требования к тексту. Специфика языка и стиля.

4.Порядок организации работы с документами.
4.1.Схема документооборота.
4.2.Входящие документы: получение и обработка.
4.3.Механизм создания проектов документов. Исходящие документы, порядок работы с ними.
4.4.Внутренние документы. Регистрационные формы работы.
4.5.Порядок контроля над исполнением документов.
4.6.Систематизация документов. Основные виды документов: сроки хранения.
4.7.Оформление обложки дела временного и постоянного хранения. Правила текущего хранения документов.
4.8.Порядок формирования и оформления дел. Разработка номенклатуры дел.
4.9.Порядок подготовки дел к архивированию. Опись дел.
4.10.Экспертиза ценности документов. Правила уничтожения дел.

5.Оптимизация делопроизводства.
5.1.Современные методы работы с документами. Инструкции по делопроизводству.
5.2.Неправомерные действия с документами: ответственность за нарушения.

6. Практические занятия. Печать и оформление документов на ПК